如何用360文档云实现跨部门沟通?学会这三招,效率立马翻倍!
大部分人认为,工作上的沟通协作让人很“头疼”。团队内部、各个团队之间沟通不畅甚至会形成协作壁垒,让项目推进变得艰难,如配合意愿低、多部门重复同一工作、相互甩锅等。
知名咨询公司麦肯锡的一项研究表明:企业的中高层管理人员平均每天要花89%的时间在沟通上。
为了提高沟通效率,麦肯锡内部有套“30秒电梯理论”,即员工需在30秒内将业务表达清楚,然后给上级30秒时间做出判断。
30秒看上去很美好,但也有很多限制,比如一些涉及多图表、多文件的项目往往无法用一两句话概括。这个时候,我们就需要更聚焦、高效的沟通方式。
每当项目结束,负责项目归档的同事总是忙得焦头烂额。
同事A的一天:
同事A:Tony,上次活动的现场照片&视频发我下~
同事A:Mary,活动的数据帮忙拉下哦~
同事A:Vivian,活动的所有费用整理好发我~
……
同事A:Tony,怎么又是你最后!整!快!点!
一件并不复杂的工作,但消耗的时间成本很高。这个时候,我们只需在亿方云上建立「公共文件夹」,就能轻松解决效率难题。
以营销活动为例,在项目初期,我们就可以创建一个项目文件夹,然后在这个目录下创建活动相关的二级文件夹,如活动物料、活动照片&视频、活动预算等。
项目结束后,负责归档的成员也能直接从公共文件夹中调取,无需再挨个沟通。
在聊天工具群里讨论工作,很容易被其他聊天内容覆盖、干扰,并且想要回溯时需要筛除大量无用信息,耗时又耗力。
某工作聊天群:
同事A:同志们,项目策划案出了,想听听你们的意见,明天找个会议室聊下?
同事B:2020年第一顿,中午一起吃吗?
同事A:1
同事C:1
同事D:1
同事A:等会,你们别自动忽略最上面那条消息啊!
而亿方云可以为我们提供一个“干净、无打扰”的工作交流空间。
亿方云支持对单一文件 / 文件夹进行评论,当需要其他同事参与讨论时,可直接在评论中@对方。对方会收到实时的消息提醒,第一时间查看并处理。
并且,文件下的沟通历史会被留存,便于负责人掌握项目的进度,以及项目结束后的复盘整理。
我们经常会遇到多人参与编辑一份项目文档的情况,每个人负责编辑一部分内容,最后汇总。但文件流转时总会出现“误操作”的情况……
某工作群内:
同事A:那个部门数据汇总表格,你们谁把Q4的数据删了?
同事B:不是我,这两天电脑坏了,我都没作案工具
同事C:九年义务教育不允许我做出这种事
同事D:+1,最近忙着带娃,还没来得及改
同事E:我的为人,你懂的
同事A:……
职场风云变幻,你不知道下一刻到来的是惊喜还是惊吓,一个成熟的职场人总会为自己留条“后路”。
亿方云的「历史版本」就是这样的“后悔药”。
亿方云有强大的历史版本管理功能,多人协作时,每次保存都会生成一个历史版本(最多100个),支持随时追溯恢复。
除了事后补救,你还可以事先对协作成员进行「限制编辑」。
设置好以后,每个人只需完成自己可编辑的区域即可,无需担心其他数据被误删。
最后,希望今天分享的高效沟通方法能帮到你~
只有省下那些重复工作的时间,我们才有精力创造更有价值的事情~
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本文分类: 行业资讯
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发布日期: 2022-03-15 15:17:18