如何用360文档云实现跨部门沟通？学会这三招，效率立马翻倍！

大部分人认为，工作上的沟通协作让人很“头疼”。团队内部、各个团队之间沟通不畅甚至会形成协作壁垒，让项目推进变得艰难，如配合意愿低、多部门重复同一工作、相互甩锅等。

知名咨询公司麦肯锡的一项研究表明：企业的中高层管理人员平均每天要花89%的时间在沟通上。

为了提高沟通效率，麦肯锡内部有套“30秒电梯理论”，即员工需在30秒内将业务表达清楚，然后给上级30秒时间做出判断。

30秒看上去很美好，但也有很多限制，比如一些涉及多图表、多文件的项目往往无法用一两句话概括。这个时候，我们就需要更聚焦、高效的沟通方式。

求资料难如登天，好方法才是关键
“建立公共资料库，找文件不求人”

每当项目结束，负责项目归档的同事总是忙得焦头烂额。

同事A的一天：

同事A：Tony，上次活动的现场照片&视频发我下~

同事A：Mary，活动的数据帮忙拉下哦~

同事A：Vivian，活动的所有费用整理好发我~

……
同事A：Tony，怎么又是你最后！整！快！点！

一件并不复杂的工作，但消耗的时间成本很高。这个时候，我们只需在亿方云上建立「公共文件夹」，就能轻松解决效率难题。

以营销活动为例，在项目初期，我们就可以创建一个项目文件夹，然后在这个目录下创建活动相关的二级文件夹，如活动物料、活动照片&视频、活动预算等。

建好文件夹后，再邀请相关同事加入协作，这样相关同事只需将自己负责的部分上传即可。每当文件夹中的文件有变动，云端会实时同步，确保协作各方都能看到最新的文件版本。

项目结束后，负责归档的成员也能直接从公共文件夹中调取，无需再挨个沟通。

沟通时间跨度大，聊天噪音多又杂
“基于文件沟通，消息实时触达”

在聊天工具群里讨论工作，很容易被其他聊天内容覆盖、干扰，并且想要回溯时需要筛除大量无用信息，耗时又耗力。

某工作聊天群：

同事A：同志们，项目策划案出了，想听听你们的意见，明天找个会议室聊下？

同事B：2020年第一顿，中午一起吃吗？

同事A：1

同事C：1

同事D：1

同事A：等会，你们别自动忽略最上面那条消息啊！

而亿方云可以为我们提供一个“干净、无打扰”的工作交流空间。

亿方云支持对单一文件 / 文件夹进行评论，当需要其他同事参与讨论时，可直接在评论中@对方。对方会收到实时的消息提醒，第一时间查看并处理。

并且，文件下的沟通历史会被留存，便于负责人掌握项目的进度，以及项目结束后的复盘整理。

内容误删难追溯，总是背锅心里苦
“历史版本留存，文件随时找回”

我们经常会遇到多人参与编辑一份项目文档的情况，每个人负责编辑一部分内容，最后汇总。但文件流转时总会出现“误操作”的情况……

某工作群内：

同事A：那个部门数据汇总表格，你们谁把Q4的数据删了？

同事B：不是我，这两天电脑坏了，我都没作案工具

同事C：九年义务教育不允许我做出这种事

同事D：+1，最近忙着带娃，还没来得及改

同事E：我的为人，你懂的

同事A：……

职场风云变幻，你不知道下一刻到来的是惊喜还是惊吓，一个成熟的职场人总会为自己留条“后路”。

亿方云的「历史版本」就是这样的“后悔药”。

亿方云有强大的历史版本管理功能，多人协作时，每次保存都会生成一个历史版本（最多100个），支持随时追溯恢复。

除了事后补救，你还可以事先对协作成员进行「限制编辑」。

设置好以后，每个人只需完成自己可编辑的区域即可，无需担心其他数据被误删。

最后，希望今天分享的高效沟通方法能帮到你~

只有省下那些重复工作的时间，我们才有精力创造更有价值的事情~

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• 发布日期： 2022-03-15 15:17:18
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