3年股价翻10倍,珀莱雅如何通过360文档云进行文件管理和协同办公?
珀莱雅是中国领先的化妆品品牌,起步于日化渠道,以多品类、多渠道的运营机制,进一步进军商超、电商等渠道,已形成覆盖全国、立体的营销服务网络。珀莱雅品牌正向着日臻完备与国际化发展,致力于深海核心护肤科技研究与女性平等发展的公益行动。2017年11月15日,珀莱雅登陆上海证券交易所。
企业高速发展
高效办公日益重要
自成立以来,珀莱雅凭借鲜明的品牌形象、精准的市场定位、以及创新的营销策略,保持了稳定、快速的增长趋势,成为国内最具发展前景的化妆品品牌之一。
随着企业规模的扩大及国际化业务的发展,珀莱雅对于企业内部的文件管理、团队沟通、协作效率也提出了更高的要求。
接触360文档云之前,珀莱雅内部也曾尝试使用其他存储工具,但都存在一些问题:大多数文件分散在员工个人电脑中,无法统一管理;企业内部之间、内部与外部之间缺乏一个高效的文件管理平台;企业重要文件的访问和分享缺乏安全管控等等。
在各方面评估过后,珀莱雅团队决定引入360文档云,共同打造“珀莱雅文档云”,助力企业文件统一管理,帮助团队成员高效办公。
提升员工个人办公效率
释放本地空间
员工个人电脑存储空间是有限的,但部门及项目文件却会随时间不断增加。过多的企业资料储存在员工个人工作电脑中,容易拖慢电脑运行速度,影响工作效率。
另外,一旦员工电脑发生故障或丢失,企业重要数据将面临丢失或泄露的风险。而对于存储在共享盘中的文件,如果文件被误删或服务器故障,同样也会造成重要文件丢失。
(功能示意图,非珀莱雅实际场景)
360文档云为珀莱雅团队提供了超大容量存储空间,实现团队本地电脑空间的释放。同时增加了文件误删恢复机制,进一步提高文件的安全性。
快速定位文件
通过“珀莱雅文档云”,珀莱雅团队不仅可以释放本地电脑磁盘,还可以提高文件搜索效率。
(功能示意图,非珀莱雅实际场景)
团队成员可以先通过全文搜索和组合搜索快速定位文件,然后针对文件类型、文件更新时间、内容、标题、标签等功能进行二次定位,快速找到想要的文件。
(功能示意图,非珀莱雅实际场景)
如果文件夹目录繁多,层级深无法快速定位想要操作的文件或者文件夹。那么还可以通过「收藏」和「标签」功能快速定位文件或文件夹。
随时随地在线办公
(功能示意图,非珀莱雅实际场景)
除了部门文件外,珀莱雅团队成员还可以将常用文件同步备份到云端,这样即便在外出差,无需电脑,通过手机APP就能随时对文件进行调用和分享。
企业知识沉淀与共享
文件精细化管理
“珀莱雅文档云”让珀莱雅团队内部的文件管理更加精细化,人员权限更加清晰。
例如市场部的重要文件只有管理员有操作权限,普通员工只能预览,无法下载和编辑;财务部的重要数据可以设置为仅部分成员可见,其他人不可见。
亿方云多级权限设置
资料快速共享
当珀莱雅团队需要跟外部公司协作时,通常会先在“珀莱雅文档云”上建立内外部协作文件夹,并邀请外部公司进行相关协作,最后通过“珀莱雅文档云”将资料共享给总部和其他地区的同事。
(功能示意图,非珀莱雅实际场景)
相比传统基于微信、QQ等平台的文件流传,360文档云让文件流程更加清晰,避免文件反复传输,极大提高了协作效率。
内部高效协作,文件安全分发
部门高效协作
在珀莱雅,很多项目的追踪和管理都是通过“珀莱雅文档云”实现的,有效解决了跨部门间的沟通效率难题。
(功能示意图,非珀莱雅实际场景)
以《经营测算表》数据填写为例。
经济技术指标由设计、营销提供;一二级节点计划时间由运营提供;总货值及回款计划由营销提供;投资及支付计划由成本提供;融资计划、盈利预测表、现金流表由财务提供,各个部门数据汇总到一个表格进行测算呈现。
过去这样一个横跨多个部门,需要数十位成员参与的项目,现在通过“珀莱雅文档云”只需要2步就能完成~
周报收集
除了文件共享,“珀莱雅文档云”还是一个自动收集周、月报的「神器」。传统人力收集周报数据的方式不但繁琐而且低效,而“珀莱雅文档云”只需4步就能自动收集各部门周报。
(功能示意图,非珀莱雅实际场景)
会议纪要分发
作为一家大型化妆品企业,珀莱雅各职能部门及项目组需要定期汇总重要会议的纪要。以往各部门都是通过邮件方式整理下发,导致往期的会议纪要查找困难,同时相关重要文件还容易被恶意下载泄漏。
(功能示意图,非珀莱雅实际场景)
针对重要文件分发问题,各个部门&项目组可以在“珀莱雅文档云”上建立会议纪要归档文件夹,同时设置精细化权限管理,如整理人员可编辑,其他人员仅预览等。
现在,珀莱雅内部已有多个部门深度使用360文档云,每天有上千人通过360文档云展开高效、稳定、安全的协同办公。今后,360文档云也将持续为企业高效运转、文件安全管理提供强有力的支持。
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本文分类: 案例
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发布日期: 2020-08-13 15:05:25